L’ensemble de notre écosystème connaît aujourd’hui une véritable révolution. Le digital qui était avant un choix devient aujourd’hui une obligation pour les entreprises, d’une part pour garder le contact avec leurs collaborateurs, d’autre part pour maintenir leurs activités.

Devenu incontournable, le digital est un outil qui demande un peu, beaucoup, passionnément, de se pencher dessus pour optimiser l’organisation et l’animation d’évènement.

Un évènement à distance pour quoi faire ?

La première des questions à se poser est d’évaluer l’opportunité d’un tel évènement. Quel est l’objectif visé ? Quelles sont les personnes concernées ? Quels sont les messages à passer ? Est-ce le bon moment ?

Une fois rassuré sur l’intérêt d’un tel évènement, plusieurs phases vont se succéder pour transformer l’essai jusqu’au succès.

Créer son programme

Et si vous essayiez le Storytelling ? ou en français la communication narrative pour l’élaboration de votre programme. Utilisé avec bienveillance, il consiste en l’application de procédés narratifs dans la technique de communication pour renforcer l’adhésion de votre public.

Le storytelling , la trilogie : « capter l’attention , stimuler le désir de changement et dans un dernier temps , emporter la conviction par l’utilisation d’arguments raisonnés » * *Stephen Denning The Secret Language of Leadership : How Leaders Inspire Action Through Narrative

Communication et infographie

« Une image vaut mille mots ». De nombreuses études démontrent l’efficacité de l’infographie pour faire passer un message. Cette dernière permet de faciliter la compréhension d’une information et surtout de la retenir.

Innover, surprendre, séduire

Il est très important d’apporter à vos collaborateurs et invités une expérience unique et extraordinaire dont ils se souviendront. Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, faites preuve d’imagination et sortez des sentiers battus.

Pour annoncer un évènement à ses collaborateurs et s’assurer de son succès, il est nécessaire de miser sur une stratégie de communication sur plusieurs canaux.

Le jour J

Voici venu le temps de votre évènement, Si vous avez le trac, c’est normal ! C’est l’apanage de grands comédiens, bien géré il transcende la performance. RESPIREZ.

Avant votre évènement, cessez le multitasking : fermez tous les programmes ouverts sur votre ordinateur pour ne laisser ouverts que les outils indispensables à votre visioconférence. La concentration est un point-clé pour la réussite de votre évènement digital.

Connectez vous en amont pour faire des tests techniques et préparer vos réglages comme le cadrage par exemple. Ajuster votre webcam, le son, la lumière. Un apport de lumière complémentaire apportera de la chaleur à l’image.

Quelques conseils avant de lancer votre évènement.

Avez-vous pensé à l’arrière plan ? soyez attentif et ayez une ambition scénographique. Créez votre décoration scénique digitale et vous voilà transformé en décorateur d’intérieur !

Soignez votre posture d’écoute et vos attitudes, soyez vigilant à votre langage corporel, mais aussi à votre habillement. Le concept d’ « embodiment », est la façon dont nos pensées, nos sentiments et nos comportements se basent sur nos expériences sensorielles et sur nos positions corporelles.

Si vous vous demandez comment vous habiller, prenez un temps pour pensez à comment votre tenue vous fera vous sentir et à ce qu’elle dira au monde qui vous entoure.

L’AOC : Accueil, Objectifs, Cadre

Accueillez votre audience. Un temps d’inclusion ou un « ice-breaker » en anglais, permet à chacun d’entrer en douceur dans l’évènement et de commencer à créer du lien dès le début entre les participants.

Communiquez clairement sur les objectifs de votre évènement et assurez-vous du niveau d’informations et de compréhension de votre audience.

Fixez les règles de vie, bienveillance et patience. La technologie peut être aléatoire, libérez de la bande passante si vous êtes nombreux en fermant les caméras et micros.

Prévoyez des pauses régulières , annoncées au début de la visio pour permettre à tous de souffler, de se lever, de s’étirer.

La durée de votre évènement, doit être suffisante pour traiter vos sujets et assez courte pour garder la concentration de chacun.

La zone de « chat » 

Elle permet à chacun de s’exprimer, sans déranger le déroulement de la visioconférence et permet de créer une interaction entre les participants et une animation de votre évènement. Sachez exploiter le fil de discussion pour rebondir sur les questions et réponses.

Le Rythme

Garder un bon rythme pendant vos présentations permet de capter l’attention et ne pas perdre votre auditoire.

Et enfin voici venu le temps de vous séparer de vos auditeurs. A la suite de votre évènement, il peut être utile d’obtenir un feedback. L’objectif est d’évaluer l’impact de votre intervention et de s’améliorer pour votre prochain évènement.

MYGOLFCARE vous accompagne sur vos évènements digitaux pour booster vos réunions digitales ou rythmer vos journées de télétravail en étant bien dans votre tête et dans votre corps.

Véronique Valles Vidal

Co-Founder MyGolfCare Company

Consultant, Trainer, Coach, Keynote Speaker.

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